IT-Inventar pflegen: Geräte vom Eingang bis zur Ausserbetriebnahme begleiten

Ein neues Notebook wird oft sorgfältig erfasst. Schwieriger wird es einige Monate später: Das Gerät wechselt den Standort, wird zurückgegeben oder vorübergehend eingelagert. Fehlen diese Änderungen, zeigt das Inventar zwar, dass das Gerät existiert, aber nicht, wo es sich befindet und ob es genutzt werden kann.

Eine stabile Kennung vergeben

Jedes Gerät braucht eine eindeutige Zuordnung. Eine interne Inventarnummer kann dafür die verbindende Kennung sein. Seriennummer, Hersteller und Modell ergänzen sie. Ein frei gewählter Gerätename ist hilfreich, sollte aber nicht die einzige Identifikation sein: Namen können bei einer Neuinstallation oder einem Wechsel der Aufgabe geändert werden.

Prüfe bei der Aufnahme, ob das Gerät bereits erfasst wurde. Ein zweiter Datensatz nach einer Reparatur oder Neuinstallation macht spätere Auswertungen unzuverlässig. Verknüpfe Änderungen nach Möglichkeit mit dem bestehenden Eintrag.

Wenige klare Zustände verwenden

Definiere Zustände, die im Betrieb tatsächlich unterschieden werden müssen. Ein möglicher Ablauf ist: eingetroffen, in Vorbereitung, im Einsatz, zurückgegeben, im Lager und ausser Betrieb. Lege für jeden Zustand fest, was er bedeutet. «Im Lager» sollte beispielsweise nicht gleichzeitig ungeprüfte Rückläufer und freigegebene Ersatzgeräte umfassen.

Zu einer Änderung gehören Datum und zuständige Stelle. Bei einer Rückgabe kann zusätzlich eine kurze Notiz zu fehlendem Zubehör oder einem bekannten Defekt helfen. So muss die nächste Person nicht erneut herausfinden, warum ein Gerät noch nicht eingesetzt werden kann.

Standort und Zuordnung getrennt erfassen

Ein Gerät kann einer Person zugeordnet sein und sich trotzdem an einem anderen Ort befinden. Standort und primäre Nutzung sind deshalb unterschiedliche Informationen. Dokumentiere nur die personenbezogenen Angaben, die für den betrieblichen Zweck erforderlich sind, und begrenze den Zugriff entsprechend.

Bei gemeinsam genutzten Geräten ist eine verantwortliche Stelle oft hilfreicher als ein einzelner Benutzername. Auch Ersatzgeräte sollten eine Zuständigkeit haben, damit deren Pflege nicht zwischen mehreren Teams verloren geht.

Rückgabe als eigenen Arbeitsschritt behandeln

Bei einer Rückgabe werden Zustand, Zubehör und weiterer Verwendungszweck geprüft. Eine erneute Ausgabe sollte erst nach den vorgesehenen technischen und organisatorischen Schritten erfolgen. Dazu können eine kontrollierte Datenbereinigung, Neuinstallation und Funktionsprüfung gehören. Welche Massnahmen notwendig sind, hängt vom Gerät und den internen Vorgaben ab.

Das Inventar dokumentiert den Abschluss dieser Schritte. Es ersetzt weder die Prüfung selbst noch einen geeigneten Nachweis für eine Datenlöschung.

Ausserbetriebnahme nachvollziehbar abschliessen

Entferne ausgemusterte Geräte nicht vorschnell aus dem Verlauf. Halte den Status, das Datum und den vorgesehenen Verbleib fest. Prüfe ausserdem, ob zugehörige Zuweisungen, Zugänge oder laufende Leistungen angepasst werden müssen. Technische Details und Nachweise können getrennt abgelegt und referenziert werden.

Checkliste für eine Bestandsprüfung

– Stimmen Kennung und Seriennummer am Gerät mit dem Eintrag überein?
– Sind Standort und verantwortliche Stelle aktuell?
– Ist der Status eindeutig und nachvollziehbar?
– Sind Rückläufer von einsatzbereiten Ersatzgeräten unterscheidbar?
– Gibt es doppelte Einträge nach Reparaturen oder Neuinstallationen?
– Sind ausser Betrieb genommene Geräte entsprechend gekennzeichnet?

Beginne mit einer kleinen Stichprobe aus aktiv genutzten Geräten und Lagerbestand. Wiederkehrende Abweichungen zeigen, an welchem Übergang im Lebenszyklus die Pflege verbessert werden muss.