Wie können wir helfen?

Erste Schritte

Nach der Freigabe erhalten Sie Ihre persönliche Portaladresse und die Zugangsdaten per E-Mail. Beim ersten Login werden Sie zur Einrichtung der Mehrfaktor-Authentifizierung geführt.

1. Melden Sie sich über Ihre persönliche OTTRORA-Portaladresse an.
2. Richten Sie MFA mit einer Authenticator-App ein und bewahren Sie den Wiederherstellungscode sicher auf.
3. Legen Sie den ersten Standort an.
4. Erfassen Sie Geräte, Netzwerke, Software und laufende Verträge.

Aufbau und Standorte

Ein OTTRORA-Zugang bildet eine Organisation ab. Darunter liegen Standorte und – im MSP-Tarif – Endkunden. Geräte, Netzwerke, Software und Abos können einem Standort und gegebenenfalls einem Endkunden zugeordnet werden.

Standort anlegen

Wählen Sie in der Standortleiste Neuer Standort. Erfassen Sie Name, Code und bei Bedarf Adresse, PLZ, Ort und Land. Der Standortfilter bestimmt anschliessend, welche Einträge in den Fachbereichen sichtbar sind.

Gesamtansicht verwenden

Mit Alle Standorte sehen Sie die gesamte Umgebung. Diese Ansicht eignet sich für Suche, Reporting und übergreifende Kontrollen.

Geräte dokumentieren

Im Bereich Geräte verwalten Sie Server, Clients, Switches, Firewalls, Drucker, Access Points und weitere Hardware.

Gerät erfassen

1. Öffnen Sie Geräte und wählen Sie Neues Gerät.
2. Geben Sie mindestens einen eindeutigen Gerätenamen an.
3. Ergänzen Sie Typ, Hersteller, Modell, IP- und MAC-Adresse, Seriennummer und Inventar-Tag.
4. Wählen Sie bei Bedarf die möglichen Zugriffsarten wie HTTPS, HTTP, SSH, RDP oder VNC.
5. Ordnen Sie Standort, Netzwerk und gegebenenfalls Endkunde zu.

Für dynamisch vergebene Adressen kann das IP-Feld leer bleiben oder mit dhcp befüllt werden. Mehrere Geräte lassen sich auswählen und gemeinsam bearbeiten oder archivieren.

Für HTTP oder HTTPS kann eine Verwaltungsadresse gespeichert werden. Bleibt das Feld leer, bildet OTTRORA die Adresse aus dem gewählten Protokoll und der Geräte-IP. In der Gerätetabelle und der Geräte-Detailansicht lässt sich die Adresse direkt öffnen oder über das Kopiersymbol übernehmen. Benutzernamen und Passwörter dürfen nicht Bestandteil der URL sein und werden in diesem Feld nicht gespeichert.

Netzwerke verwalten

Netzwerke beschreiben die logische Struktur eines Standorts. Erfassen Sie einen verständlichen Namen sowie – soweit vorhanden – CIDR/Subnetz, VLAN, Gateway, DNS und Hinweise.

Beim Bearbeiten eines Geräts kann es einem Netzwerk zugeordnet werden. Die Netzwerkübersicht zeigt dadurch, welche Geräte zum jeweiligen Netz gehören.

IP-Adressen verwalten

Unter IPAM wählen Sie ein IPv4- oder IPv6-Netzwerk und sehen dessen belegte, reservierte und ausgeschlossene Adressen. Statische IP-Adressen vorhandener Geräte werden automatisch als belegt angezeigt und mit dem Gerät verknüpft; sie müssen nicht nochmals erfasst werden. IPv4-Netze zeigen zusätzlich die freien nutzbaren Adressen. Bei IPv6 werden wegen des sehr grossen Adressraums nur bekannte Adressen dargestellt; gewünschte Reservierungen erfassen Sie direkt.

Für die Gerätezuweisung wählen Sie ein Gerät in der Geräteablage und klicken bei der Zieladresse auf Zuweisen – oder ziehen das Gerät direkt auf eine freie beziehungsweise reservierte Adresse. OTTRORA trägt IP-Adresse, Netzwerk und Subnetzmaske beziehungsweise IPv6-Präfix beim Gerät ein. Eine verwendete Reservierung wird dabei automatisch aufgehoben; ausgeschlossene und bereits belegte Adressen bleiben geschützt.

Gateway, VLAN, primäre und sekundäre DNS-Adresse sowie der DHCP-Bereich werden gemeinsam beim Netzwerk gespeichert. Für geplante Systeme können Adressen mit einer Bezeichnung reserviert, für technische Zwecke ausgeschlossen und später wieder freigegeben werden. OTTRORA warnt vor ungültigen Adressen, Doppelbelegungen und Geräteadressen ausserhalb des gewählten Netzes. Standort- und Endkundenfilter gelten auch für IPAM.

Grafisches Netzwerkschema Beta

Das Netzwerkschema verbindet die dokumentierten Switches mit den MAC-Tabellen aus deren laufender Konfiguration. OTTRORA ordnet bekannte MAC-Adressen den vorhandenen Geräten zu und zeigt den aktuellen Stand als grafisches Schema. Nicht inventarisierte Adressen bleiben ausdrücklich als unbekannt markiert.

Voraussetzungen

• Der Switch ist unter Geräte mit dem Gerätetyp Switch erfasst.
• Hersteller und Modell sind hinterlegt, damit OTTRORA passende SSH-Hinweise und die ungefähre Portanzahl anzeigen kann.
• Bei den Endgeräten sind die MAC-Adressen dokumentiert. Nur dann ist eine eindeutige Zuordnung zum Inventar möglich.

MAC-Tabelle importieren

1. Öffnen Sie Netzwerkschema und wählen Sie den gewünschten Switch.
2. Verwenden Sie die zum Hersteller angezeigten SSH-Befehle, um die vollständige MAC-Tabelle auszugeben.
3. Fügen Sie die Terminalausgabe unverändert ein. Erstreckt sie sich über mehrere Seiten, wählen Sie für jede Fortsetzung Weitere Ausgabeseite hinzufügen und halten Sie die Reihenfolge ein.
4. Prüfen Sie die Vorschau und übernehmen Sie erst danach die erkannten Port-, VLAN- und MAC-Zuordnungen.

Schema und Switchports bedienen

Die physische Ansicht sortiert Geräte nach Switchport; die VLAN-Ansicht gruppiert nach der dokumentierten VLAN-Nummer. Portnamen können ein- oder ausgeblendet und die Darstellung in drei Grössen angezeigt werden. Beim Überfahren eines Portfeldes erscheint das aktuell verbundene Gerät. Ein Klick auf einen Port oder Geräteknoten zeigt Port, VLAN, MAC-Adresse, Erkennungsstatus und alle zugeordneten Geräte im Detailbereich.

OTTRORA bewertet einen Port automatisch anhand mehrerer Indizien: einer dort sichtbaren MAC-Adresse eines dokumentierten Switches, vieler MAC-Adressen über mehrere VLANs sowie stark übereinstimmender MAC-Mengen in den Tabellen zweier Switches. Ein Access-Point mit mehreren Clients in nur einem VLAN wird dadurch nicht allein wegen der Anzahl als Trunk behandelt. Ist genau ein anderer Switch plausibel, wird er dem vermuteten Uplink direkt zugeordnet.

Historie, Logs und PDF

Jeder übernommene Import aktualisiert den gespeicherten Stand. Neu erkannte, verschobene, wieder erschienene oder nicht mehr gesehene Zuordnungen werden historisch am Switch und am jeweiligen Port festgehalten und erscheinen zusätzlich im Aktivitätsprotokoll. Über PDF exportieren laden Sie das aktuelle grafische Schema mit Legende und Porttabelle im A4-Querformat herunter.

Software und Abos

Software

Dokumentieren Sie Name, Version, Hersteller, Lizenzangaben, Standort und Notizen. Sensible Lizenzinformationen sollten nur Benutzern zugänglich gemacht werden, die sie tatsächlich benötigen.

Abos und Laufzeiten

Hier erfassen Sie Software-Abos, Zertifikate, Domains, Cloud-Dienste, Wartungsverträge und andere wiederkehrende Leistungen. Hinterlegen Sie Anbieter, Kategorie, Menge, Kosten, Währung, Abrechnungszyklus, Verlängerungsdatum und Kündigungsfrist.

Die Übersicht hilft, bevorstehende Verlängerungen und laufende Kosten rechtzeitig zu erkennen.

Dokumentation aktuell halten

Der Bereich Datenpflege ergänzt die technischen Einträge um Verantwortung und Lebenszyklus. Wählen Sie einen Standort, ein Gerät, Netzwerk, eine Software, ein Abo oder einen Endkunden und legen Sie Status, Kritikalität, verantwortliche Person und Prüfintervall fest. Mit Inhalt jetzt als geprüft bestätigen beginnt das Intervall neu.

Datenqualität und Erinnerungen

Die Übersicht weist auf fehlende Zuordnungen, Versionen, Laufzeiten, Verantwortliche und überfällige Prüfungen hin. Owner und Administratoren können eine tägliche E-Mail-Zusammenfassung aktivieren. Sie berücksichtigt anstehende Prüfungen, offene Checklisten, Garantien und Abo-Verlängerungen. Pro Empfänger wird höchstens eine Zusammenfassung pro Tag versendet.

Beziehungen, Wissen und Abläufe

Beziehungen zeigen beispielsweise, welches System von einem Netzwerk abhängt, worauf eine Software läuft oder wodurch ein Gerät verwaltet wird. Externe Wissenslinks verweisen auf Wiki, SharePoint, Nextcloud, Herstellerunterlagen oder Verträge; die Datei selbst bleibt ausserhalb von OTTRORA. Checklisten bilden wiederkehrende Arbeiten mit Verantwortlichkeit und Fälligkeit ab.

Eigene Zusatzfelder

Owner und Administratoren können pro Bereich zusätzliche Text-, Zahlen-, Datums-, Ja/Nein- oder Webadressfelder definieren. Pflichtfelder werden serverseitig geprüft. Bei aktivierter Verschlüsselung werden sensible Inhalte aus Wissenslinks, Checklisten, Beziehungen und Zusatzfeldern anwendungsseitig verschlüsselt gespeichert.

Suche, Archiv und Logs

Globale Suche

Die Suchleiste durchsucht Geräte, IP-Adressen, Standorte, Software und Abos. Ein Treffer führt direkt zum zugehörigen Eintrag.

Archiv

Gelöschte Fachobjekte werden in der Regel zunächst archiviert. So bleiben historische Informationen nachvollziehbar und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Aktivitätsprotokoll

Unter Logs sehen berechtigte Benutzer Änderungen mit Zeitpunkt, Benutzer und betroffenem Bereich.

Import, Export und Reporting

CSV-Import

Business- und MSP-Tarife können bestehende CSV-Listen importieren. Wählen Sie den Datentyp, laden Sie die Datei hoch und kontrollieren Sie die automatisch vorgeschlagene Spaltenzuordnung vor dem Import.

Unterstützt werden Standorte, Geräte, Netzwerke, Software und Abos. Pflichtfelder sowie Tariflimits werden vor dem Schreiben geprüft.

Export und Reporting

Exportieren Sie Stammdaten als CSV oder nutzen Sie die Berichte für Geräte-, Label- und IP-Adresslisten. In Tarifen mit individuellen Ansichten lassen sich Tabellenspalten pro Benutzer ein-, ausblenden und verschieben. Unter Individuelle Reports stellen Benutzer eigene Auswertungen aus Gerätetabellen, Kennzahlen, Geräte-Labels und QR-Code-Labels zusammen, wählen Felder, Filter und Sortierung und ordnen die vorhandenen Blöcke per Drag-and-drop an. Vor dem Druck lässt sich der gesamte Report oder ein einzelner Berichtsblock auswählen. Für Etikettendrucker und Etikettenbögen können Breite, Höhe, Innenabstand, QR-Grösse, Schrift, Spalten und Abstände in Millimetern definiert werden. Zusätzlich lässt sich pro Labeltyp festlegen, welche Gerätefelder, der QR-Code oder ein freier Text erscheinen und an welcher X-/Y-Position sie stehen. Die Elemente können direkt in der Passform-Vorschau verschoben werden. Diese Druckprofile werden durch Owner oder Administratoren gemeinsam pro Kunde beziehungsweise MSP-Endkunde gespeichert und gelten automatisch für alle Benutzer des jeweiligen Kunden. Der persönliche Aufbau der übrigen Reportblöcke bleibt benutzerspezifisch. Der fertige Report kann gedruckt oder als PDF gespeichert werden. Eine vollständig freie Gestaltung von Seiten, Logos und Corporate-Design-Vorlagen ist derzeit nicht enthalten. Reporting, Export und individuelle Ansichten sind tarifabhängig.

Benutzer und Sicherheit

Rollen

• Owner: Hauptverantwortlicher des Zugangs.
• Admin: kann Benutzer und Einstellungen verwalten.
• Benutzer: regulärer Portalzugang.

Neue Benutzer erhalten einen 24 Stunden gültigen Einmal-Aktivierungslink, wählen ihr Passwort selbst und richten danach MFA ein. Neben Authenticator-Codes können registrierte Passkeys beziehungsweise Sicherheitsschlüssel für die Anmeldung verwendet werden. Administratoren können Zugänge deaktivieren, MFA zurücksetzen oder eine neue Aktivierung auslösen. Über Passwort vergessen fordern MSP-, Kunden- und Endkundenbenutzer einen zeitlich begrenzten Link an und setzen ihr eigenes Passwort zurück.

Mit dem öffentlichen Passwortgenerator können Sie lokal im Browser starke Zeichenpasswörter oder deutsche und englische Passphrasen erstellen.

Verschlüsselte Datenbankinhalte

Bei aktivierter Verschlüsselung werden sensible Kunden- und IT-Daten vor dem Speichern anwendungsseitig mit einem eigenen Datenschlüssel je Organisation verschlüsselt. Der Installationsschlüssel liegt getrennt von der Datenbank; den einmal angezeigten Wiederherstellungsschlüssel verwahrt der Kunde ausserhalb von OTTRORA.

IP-Beschränkung

Optional können Logins auf feste externe IP-Adressen oder CIDR-Netze begrenzt werden. Aktivieren Sie diese Funktion erst, nachdem Sie die öffentliche Adresse des vorgesehenen Zugangs geprüft haben.

Sitzungsdauer

Inaktive Sitzungen werden automatisch beendet. Die erlaubte Dauer kann innerhalb der vorgegebenen Sicherheitsgrenzen konfiguriert werden.

Tarife und Limits

Der aktuelle Verbrauch wird im Dashboard den enthaltenen Mengen gegenübergestellt. Starter bleibt innerhalb seiner Grenzen dauerhaft kostenlos und unterstützt keine kostenpflichtigen Zusatzmengen.

• Basic: für kleine interne IT-Umgebungen.
• Business: höhere Limits sowie Reporting und Exporte.
• MSP: zusätzliche Mandanten- und Endkundenverwaltung.

Die jeweils gültigen Preise, Limits und Zusatzkosten finden Sie auf der öffentlichen Preisübersicht. Der dortige Rechner empfiehlt anhand Ihrer Mengen den günstigsten passenden Tarif.

Gerätepakete, zusätzliche Benutzer und zusätzliche Endkunden besitzen einen einheitlichen Preis für alle kostenpflichtigen Tarife. Zusätzliche Geräte werden automatisch in Pakete zu 10, 100, 1’000 und 10’000 Geräten aufgeteilt. Die Tarife unterscheiden sich damit nur beim Grundpreis, den enthaltenen Mengen und den freigeschalteten Funktionen. Individuelle Jahresrabatte werden weiterhin ausschliesslich beim einzelnen Kunden hinterlegt.

Häufige Fragen