Neue MSP-Kunden übernehmen: Eine Checkliste für die IT-Dokumentation

Bei der Übernahme einer Kundenumgebung treffen häufig mehrere Informationsstände aufeinander: Unterlagen des bisherigen Dienstleisters, interne Notizen, Geräteauszüge und Wissen einzelner Mitarbeitender. Eine strukturierte Dokumentation verbindet diese Informationen und zeigt, welche Angaben noch bestätigt werden müssen.

Umfang und Zuständigkeiten zuerst klären

Halte fest, welche Standorte, Systeme und Leistungen zur Betreuung gehören. Benenne auf beiden Seiten Ansprechpersonen für technische Fragen und Entscheidungen. Prüfe, wer Änderungen freigibt und welche Kontaktwege für dringende Anliegen vorgesehen sind.

Die Bestandsaufnahme sollte zum vereinbarten Auftrag passen. Ein Verzeichnis aller bekannten Systeme bedeutet noch nicht, dass für jedes davon bereits eine Betreuungspflicht übernommen wurde. Kennzeichne offene Zuständigkeitsfragen ausdrücklich und kläre sie mit dem Kunden.

Informationen mit Herkunft übernehmen

Notiere, woher eine Angabe stammt und wann sie geprüft wurde. Ein Export aus einer Verwaltung, eine alte Tabelle und eine aktuelle Vor-Ort-Prüfung haben unterschiedliche Aussagekraft. Übernimm wichtige Informationen zunächst mit einem nachvollziehbaren Prüfstatus.

Erfasse zentrale Geräte, Standorte, Netzwerkbereiche, Anwendungen und externe Dienstleister. Suche auch nach Abhängigkeiten: Welche Anwendung benötigt einen bestimmten Server? Wer betreut den Internetanschluss? Welche Stelle verwaltet einen wichtigen Domainnamen?

Zugänge kontrolliert übergeben

Stimme den sicheren Übergabeweg und die berechtigten Empfänger ab. Zugangsdaten sollten in einer geeigneten geschützten Verwaltung liegen und nicht in allgemeinen Übergabeprotokollen oder frei zugänglichen Tabellen. Dokumentiere die Zuordnung der Zugänge und offene Übergabepunkte, ohne Geheimnisse unnötig zu vervielfältigen.

Prüfe im vereinbarten Rahmen, ob die benötigten Zugänge funktionieren. Das Vorhandensein eines Eintrags allein bestätigt keinen nutzbaren Zugriff. Änderungen an Berechtigungen oder Zugangsdaten sollten abgestimmt und nachvollziehbar erfolgen.

Wiederherstellung und Betrieb getrennt prüfen

Eine Liste von Sicherungsaufträgen beantwortet noch nicht, ob eine Wiederherstellung praktisch möglich ist. Dokumentiere bekannte Sicherungsziele, Zuständigkeiten und vorhandene Nachweise. Plane weitergehende Prüfungen mit dem Kunden und halte offene Punkte fest.

Das Gleiche gilt für Lizenzen, Verträge und Wartung: Erfasste Angaben schaffen Übersicht, ersetzen aber nicht die Prüfung von Gültigkeit, Umfang und Zuständigkeit. Ungeklärte Punkte sollten einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt erhalten.

Eine offene-Punkte-Liste führen

Ordne Lücken nach ihrer Bedeutung für den Betrieb. Zu jedem Punkt gehören eine verständliche Beschreibung, die zuständige Person und ein vereinbarter nächster Schritt. Kennzeichne Annahmen ausdrücklich. So wird sichtbar, welche Entscheidungen bereits möglich sind und wo weitere Informationen fehlen.

Checkliste für die Übergabe

– Betreuungsumfang und Ansprechpersonen bestätigt.
– Zentrale Systeme und Standorte erfasst.
– Herkunft und Prüfstatus wesentlicher Angaben dokumentiert.
– Zugänge sicher übergeben und erforderliche Zugriffe geprüft.
– Sicherungs- und Wiederherstellungsinformationen aufgenommen.
– Externe Anbieter und wichtige Vertragsbezüge zugeordnet.
– Offene Punkte mit Zuständigkeit und nächstem Schritt festgehalten.

Schliesse die Übernahme mit einer gemeinsamen Durchsicht ab. Eine transparente Liste verbleibender Lücken ist dabei wertvoller als eine formal vollständige Dokumentation, deren Angaben niemand überprüft hat.