Von Excel zur zentralen IT-Dokumentation: Den Umstieg schrittweise planen

Tabellen können beim Einstieg in die IT-Dokumentation hilfreich sein. Mit mehreren Bearbeitenden und wachsenden Beständen entstehen jedoch oft Kopien, abweichende Bezeichnungen und unklare Zuständigkeiten. Der Umstieg auf eine zentrale Lösung gelingt leichter, wenn zunächst die Daten und Arbeitsabläufe geklärt werden.

Den vorhandenen Bestand sichten

Sammle die tatsächlich verwendeten Tabellen und notiere, wer sie pflegt. Kläre, welche Datei für welchen Bereich als verbindlich gilt. Änderungsdatum oder Dateiname allein reichen dafür nicht immer aus: Eine neuere Kopie kann trotzdem einen älteren Datenbestand enthalten.

Bewahre vor der Bereinigung eine nachvollziehbare Ausgangskopie auf. Beschränke den Zugriff auf Personen, die ihn benötigen. Prüfe insbesondere, ob in den Tabellen Zugangsdaten oder andere Informationen stehen, die in eine getrennte geschützte Verwaltung gehören.

Ein überschaubares Zielmodell festlegen

Bestimme, welche Informationen im neuen System gepflegt werden sollen. Für Geräte können beispielsweise Kennung, Typ, Standort und Status wichtig sein. Lege fest, welche Werte erlaubt sind und wie zusammengehörige Daten zugeordnet werden.

Vermeide es, jede historisch gewachsene Spalte ungeprüft zu übernehmen. Frage bei unklaren Feldern nach ihrem betrieblichen Zweck. Wenn niemand weiss, wie eine Angabe genutzt wird oder ob sie aktuell ist, sollte sie nicht automatisch als verlässlicher Stammdatensatz gelten.

Daten vor der Übernahme bereinigen

Suche nach doppelten Geräten, uneinheitlichen Standortnamen und fehlenden Kennungen. Prüfe Datumsangaben und Werte, die von Tabellenprogrammen automatisch umformatiert wurden. Auch führende Nullen oder lange Identifikationsnummern können bei Export und Import Aufmerksamkeit erfordern.

Lege für unklare Zuordnungen eine offene-Punkte-Liste an. Schätze fehlende Werte nicht stillschweigend. Eine leere, als ungeklärt markierte Angabe ist oft besser als eine plausible, aber unbestätigte Ergänzung.

Mit einem kleinen Teilbestand testen

Wähle einen Standort oder eine Geräteklasse als Pilot. Prüfe die Feldzuordnung und das Importergebnis anhand mehrerer konkreter Einträge. Vergleiche nicht nur die Anzahl der übernommenen Zeilen, sondern auch Werte und Beziehungen: Gehört das Gerät noch zum richtigen Standort? Ist die Kennung unverändert? Sind Notizen vollständig angekommen?

Wie ein Import vorbereitet, rückgängig gemacht oder korrigiert werden kann, hängt von der eingesetzten Lösung ab. Kläre diesen Ablauf vor der Übernahme des gesamten Bestands.

Einen verbindlichen Wechsel vereinbaren

Lege fest, ab wann Änderungen im neuen System gepflegt werden. Eine kurze Übergangsphase kann sinnvoll sein, benötigt aber klare Regeln. Werden beide Bestände unabhängig weitergeführt, entstehen schnell neue Widersprüche.

Archivierte Tabellen sollten als solche erkennbar sein. Halte fest, wo die aktuelle Dokumentation liegt und wer Fragen zur Pflege beantwortet. Plane nach dem Wechsel eine Stichprobe sowie die Bearbeitung der noch offenen Punkte ein.

Checkliste für den Umstieg

– Verbindliche Ausgangsdateien und Verantwortliche bestimmt.
– Ausgangskopien gesichert und Zugriffe geprüft.
– Zielfelder und zulässige Werte festgelegt.
– Dubletten und unklare Angaben bearbeitet.
– Kleinen Teilbestand importiert und inhaltlich geprüft.
– Pflegeort und Wechseltermin kommuniziert.
– Alte Dateien klar archiviert und Nachkontrolle geplant.

Ein erfolgreicher Umstieg zeigt sich daran, dass die nächste Änderung zuverlässig an einer bekannten Stelle landet. Die Datenübernahme ist dafür ein wichtiger Schritt, aber erst der neue Pflegeablauf macht die zentrale Dokumentation dauerhaft nutzbar.